Kako da dobijete odgovor na mejl?
🕑 5 min čitanja
E-poruke se tako lako šalju, ali ih je takođe lako i ignorisati. Sa više od 120 poruka koje svakodnevno stižu u prijemno sanduče prosečnog kancelarijskog radnika, može biti teško da baš vaša bude pročitana i da dobijete odgovor. Statistike kažu da odgovorimo samo na 40/120, što predstavlja jednu trećinu ukupnih poruka. A ako ste ikada potrošili 10, 15 ili čak 30 i više minuta pišući imejl na koji nikada niste dobili odgovor, znate koliko to može biti frustrirajuće.
Kako su imejlovi i dalje najbolji način da podelimo složene informacije, postoje veštine komunikacije kojima možemo da ovladamo kako bismo ostvarili bolju korespodenciju. Ove veštine su samo neke od mnogobrojnih „soft skills“ koje se mogu naučiti i savladati.
Da biste povećali svoje šanse da dobijete odgovor na poruku, evo nekoliko trikova koje možete isprobati:
Sadržaj
sakrij
Jednostavno zatražite odgovor
Zvuči jednostavno, ali ponekad sve što treba da uradite je da zatražite odgovor. Ako vam je potreban odgovor na neku temu, odmah na početku naglasite šta očekujete. „Molimo vas za pismenu potvrdu imejlom“, bilo bi sasvim adekvatno komuniciranje bez pritisaka.
Ako je više osoba uključeno u prepisku, takođe može da se zatraži mišljenje ili odgovor jedne osobe: „Molim Bojana da se nadoveže ako ima nešto da doda.“ Vrlo je verovatno da će se izvesni Bojan oglasiti sa konkretnim predlogom ili će potvrditi da je sve u redu što se njega tiče.
Sumirajte zahtev u naslovu/subject-u
Prvi korak da bi vam neko odgovorio jeste da pročita vašu poruku. Odluku o tome da li će je pročitati ljudi donose prvo na osnovu Subject-a, tako da treba da se potrudite da napišete Subject koji će privući pažnju i olakšati osobi da brzo pronađe vaš mail ukoliko ne može da vam odmah odgovori.
Na primer: „Učešće na konferenciji – potrebna potvrda“
Oslovite osobu sa kojom se dopisujete
Osim što je znak kulture i lepog vaspitanja, oslovljavanje na početku deluje i sugestivno – primalac zna da nije u pitanju masovna poruka koja ne zahteva odgovor, već lična, i prema njoj se tako i ophodi.
Obraćanje je nešto što se radi sa puno osećaja, ali uobičajeni poslovni bonton nalaže sledeće:
- Sa poštovani/poštovana se obraćamo nepoznatim osobama u drugim kompanijama, društvima, udruženjima sa kojima komuniciramo. Ukoliko znamo tačno osobu kojoj se obraćamo, možemo se obratiti i imenom „Poštovani Bojane“, međutim ukoliko se obraćamo organizaciji sa opštim kompanijskim imejlom (office, redakcija, info), onda je uobičajeno samo poštovani.
- Sa dragi/draga se obraćamo ljudima sa kojima već sarađujemo povremeno i uspešno. Ovo je kurtoazno obraćanje i u startu je prenosilac pozitivnog raspoloženja. U redu je da se koristi i u okviru iste kompanije, među kolegama.
- Samo imenom se obraćamo ljudima u istoj kompaniji sa kojima svakodnevno razmenjujemo više poruka. Na taj način ističemo i prisnost i brzinu komunikacije – štedimo na bespotrebnoj kurtoaziji.
U prvih par rečenica sumirati osnovnu zamisao
U prvih nekoliko rečenica napišite šta želite, a onda nakon toga navedite dodatne informacije ukoliko su potrebne. Ljudi nemaju vremena da prolaze kroz čitav sadržaj poruke da bi videli šta očekujete od njih. Što kasnije navedete vaš zahtev, manje su šanse da ga osoba pročita i zaista i odgovori.
Što kraće, to bolje
Kao što ste pretpostavili, ljudi nemaju previše vremena, pa ukoliko napišete dugačku poruku, samo povećavate šansu da ona nikada ne bude pročitana. A da i ne pomišljamo na odgovor u tom slučaju! Savet je da poruka ne bude duža od 5-6 rečenica, kada god je to moguće. Ako treba da pišete više od 5 ili 6 rečenica, možda treba da razmislite da li je e-mail pravi način komunikacije u takvom slučaju.
Evo šta još kažu neke statistike: da biste poboljšali procenat odgovora, najbolje je da poruka ima između 50 i 125 reči. Za poruke od 125 do 500 reči, procenat odgovora se značajno smanjuje.
Izražavati se što jednostavnije
Sigurno ste čuli više puta da se, ukoliko želite jasnu i nedvosmislenu komunikciju, treba izražavati na nivou učenika 6. razreda osnovne škole. E-poruke napisane na nivou razumevanja viših razreda osnovne škole, sa jednostavnijim rečima i manje reči po rečenici, smatraju su optimalnim, pružajući 36% povećanje u odgovorima u odnosu na e-poruke napisane na fakultetskom nivou i 17% veću stopu odgovora od e-poruka napisanih čak i na veoma visokom nivou.
Na primer: „Molim vas, javite mi do kraja dana da li se možemo naći na ručku 21. ovog meseca.“
Naravno, ovo pravilo uzimajte sa rezervom ako se obraćate mentoru na fakultetu ili ako želite da objasnite osnove vašeg projekta.
Koristite ulogu emocija u pisanju imejla
Mnoge studije su otkrile da korišćenje umerene količine pozitivnih ili negativnih reči emocija – kao što su sjajno, divno, oduševljeno, zadovoljno, loše, mržnja, bes i užasno – povećava stopu odgovora na e-poštu za 10% do 15% u odnosu na e-poruke koje su potpuno neutralne ili prenaglašene, sa druge strane. Ukoliko je vaša poruka ravna, teško da će bilo ko reagovati na nju. Međutim ako se oseti za nijansu jači pozitivni ili negativni ton, odgovor će uslediti vrlo brzo.
Na osnovu mnogobrojnih istraživanja došlo se do zaključka da je bitne mejlove najbolje slati rano ujutru ili za vreme ručka – tada će sigurno biti pročitane. Svakako ako šaljete u večernjim časovima, a nije ništa urgentno, može se desiti da se na vaš imejl zaboravi. Odgovor u popodnevnim satima teško da možete da očekujete (tada ljudi imaju slobodno vreme, pa čak i ako pročitaju sa telefona, ne dešava se često da odgovore), a već ujutru stižu novi imejlovi.
Uradite sve što možete sa vaše strane da olakšate odgovor
Neka osobi koja treba da vam odgovori bude što jednostavnije, tako što ćete joj poslati sve važne informacije i dokumenta u poruci i učiniti joj lako dostupnim. Ako ste neki deo posla uradili, sumirajte sve u jednoj poruci da osoba kojoj se obraćate ne bi gubila vreme na dodatno istraživanje. Ako delegirate posao nekoj osobi, takođe u jednoj poruci sumirajte dotadašnje rezultate ili jednostavno prosledite mejl iz koga se sve jasno vidi.
Naznačite ukoliko postoji rok do kada vam je potreban odgovor
Veliki broj ljudi će želeti da vam odgovori i da vam pomogne, ali postoje i druge obaveze koje imaju i možda vaš zahtev neće predstavljati odmah prioritet. Zbog toga navedite rok do kada vam je potreban odgovor ukoliko postoji. Osećaj hitnosti pokreće ljude da što pre odgovore i da ne odlažu tu mogućnost za kasnije.
Da sumiramo još jednom:
- Budite kratki, niko nema vremena da čita dugačke tekstove, pogotovo ako to nije tražio.
- Budite jednostavni, niko ne želi da troši vreme pokušavajući da iz vaših rečenica izvuče ono što vam treba.
- Neka bude relevantno, dajući im razlog zašto vam je to potrebno i zašto bi trebalo da vam odgovore.
- Neka bude ispravno napisano, izbegavajući gramatičke greške, greške u kucanju. Takođe, vodite računa da je poruka jasna, da je dobro razumljiva i da osoba kojoj se obraćate ne mora da čita između redova šta ste zapravo hteli da kažete.
- Neka bude zgodno tako što ćete poruku poslati u pravo vreme (ljudi obično prvo čitaju e-poštu ujutro ili na kraju dana)
- Neka budu jasne i koncizne, napisane na nivou učenika 6. razreda.
- Ako vaš prirodni stil pisanja nije pristrasan, trebalo bi da razmislite o uključivanju više mišljenja i više subjektivnosti u svoje poruke! Što je sadržaj e-pošte više emocionalno obojen, to je veći procenat odgovora.
Author
Povezane vesti
Komentariši objavu
Trenutno nema komentara na ovu temu.
0