Kako da povećamo produktivnost na poslu?
🕑 6 min čitanja
Osmočasovni radni dan je tekovina prve industrijske revolucije, ali teško da je danas u informacionoj eri moguće održati koncentraciju i produktivnost na poslu čitavih osam sati. Krajem 18. veka radni dan u fabrikama trajao je između 10 i 16 sati, nije bilo moguće ugasiti mašine i one su radile 24 sata.
Takav tempo rada bio je paklen, nezdrav i neizdrživ. Robert Oven je začetnik inicijative za kraći radni dan. On je i osmislio slogan: “Osam sati rada, osam sati odmora, osam sati sna.” Međutim, prošao je skoro čitav vek dok ova ideja osmočasovnog radnog vremena nije u potpunosti zaživela. Godine 1914. Henri Ford, industrijalac i genijalni milijarder, izveo je preokret, uveo je osmočasovno radno vreme i istovremeno duplirao zarade radnicima. Rezultat? Povećana produktivnost na poslu.
Danas je radno vreme od osam sati na pragu da se uruši. Istraživanja pokazuju da smo na poslu produktivni samo oko tri sata u toku radnog dana. Šta mi možemo da uradimo i kako da povećamo produktivnost na poslu dok se ne pojavi neki novi Robert Oven ili Henri Ford našeg doba i skrati nam radno vreme.
Koliko i kada smo neproduktivni na poslu?
Prema istraživanju koje je sproveo američki Biro za statistiku rada, prosečan Amerikanac provede na poslu 8,8 sati svakog dana. Međutim, istraživanje na uzorku od 2.000 kancelarijskih službenika s punim radnim vremenom pokazalo je da zapravo ne rade i nisu produktivni u velikom delu dana. Radnje na koje najviše gubimo vremena na poslu u toku radnih sati su:
- Čitanje vesti na sajtovima i portalima – 1 sat, 5 minuta.
- Praćenje društvenih mreža – 44 minuta.
- Razgovor s kolegama o temama van posla – 40 minuta.
- Traženje novog posla – 26 minuta.
- Odlazak na puš-pauzu – 23 minuta.
- Telefoniranje s partnerom ili prijateljima – 18 minuta.
- Kuvanje kafe – 17 minuta.
- Dopisivanje SMS-om ili instant porukama – 14 minuta.
- Užina – 8 minuta.
- Priprema hrane u kancelariji – 7 minuta
Koji su načini da povećamo produktivnost na poslu?
Postavite prioritete
Otpočnite dan najtežim i najizazovnijim zadatkom – onim za koji postoji najveća verovatnoća da ćete ga odugovlačiti, ali verovatno istim onim koji može da ima najveći pozitivan uticaj na vaš posao i koji prvo očekuju od vas. Podelite posao na male porcije, bez obzira na to koliko ga ima. Napravite listu prioriteta sa dve kategorije – važno i hitno. Zatim izanalizirajte redosled. Služite se listom, nemojte preskakati jer ćete opet imati puno toga nezavršenog i mučiće vas osećaj neučinkovitosti. Razvijte naviku da pravite liste prioriteta uveče pred spavanje ili rano ujutru. Tako ćete bolje sagledati obaveze u celini i lakše odlučiti šta možete od poslova da delegirate kolegama i saradnicima.
Jedan po jedan zadatak
Ko kaže da ne možete da žonglirate i radite više stvari istovremeno. Međutim, koliko je žongliranje delotvorno na radnom mestu? Koliko posla ostane nedovršeno ili traljavo urađeno kada žonglirate. Da biste poboljšali produktivnost na poslu, koncentrišite se samo na jedan zadatak i u potpunosti mu se posvetite. Brže ćete završavati zadatke i kvalitetnije. Pojaviće se osećaj ispunjenosti nakon završenog posla, ma koliko on mali bio, i daće vam vetar u leđa da nastavite.
Primenite pravilo od dva minuta
Pravilo od dva minuta pomaže protiv odugovlačenja i odlaganja poslova. Mali nezavršeni poslovi crpe nam mnogo energije, iritiraju i čine nas nezadovoljnima. Otpišite ih ili ih uradite. Koja je ideja pravila od dva minuta. Kao prvo, ako je za neki posao potrebno manje od dva minuta, uradite to odmah. Puno stvari odlažemo a možemo da ih uradimo za manje od dva minuta, poslovi se tako nagomilavaju jedan za drugim i guše nas. Kao drugo, kada steknete naviku da delujete odmah, biće vam potrebno manje od dva minuta. Ne mogu svi zadaci da se završe za dva minuta, ali bitno je da ste krenuli u realizaciju i da vam je do samog otpočinjanja i pristupanja zadatku trebalo manje od dva minuta.
Važno je početi, i najduži put počinje od prvog koraka. Razmislite šta možete da uradite za dva minuta između pauze i početka sledećeg zadatka. Vreme dok se spremate na pauzu za ručak iskoristite da zabeležite šta je još ostalo da se završi, šta je sledeće što bi trebalo da započnete, postavite ciljeve za sutrašnji dan ili prosto odgovorite na govornu poštu ili mejlove koji vas čekaju otkad ste stigli na posao. Pravilo dva minuta može da se primeni u ostalim sferama života, pogledajte u kojim.
Primenite tehniku blokiranja vremena
Tehnika blokiranja vremena podrazumeva da odredite periode vremena u kojima će vaša pažnja biti usmerena na samo jednu aktivnost radi postizanja pune produktivnosti. Kako to izgleda u praksi? Rezervišete određeno vreme i trošite ga samo na jednu aktivnost.
Pravite “vremenske intervale / vremenske blokove” koje ćete posvetiti jednom cilju. Dakle, tehnika blokiranja vremena ima za cilj da vas primora da se bavite jednom aktivnošću ili radite na jednom cilju posvećeno, u posebno određeno i odvojeno vreme za to. Ova tehnika najbolje će izbaciti multitasking. Procenite koliko vremena vam je potrebno da završite određeni posao i blokirajte vreme samo za to.
Predlažemo intervale u rasponu od 60 do 90 minuta. Dobar stoni planer ili kalendar biće će vam sjajan pomoćnik i vizuelni raspored. Određenim bojama označite rezervišite / blokirajte vreme za naredni projekat i ne dajte da vas uznemiravaju. Jednako efikasno možete i isplanirati i blokirati vreme za preko potrebne kratke pauze.
View this post on Instagram
Pomodoro tehnika za veću produktivnost
Način kako upravljate vremenom direktno se odražava na vašu produktivnost na poslu. Pomodoro tehnika je još jedan način da poboljšate svoju efikasnost na poslu, mada je ova tehnika najrasprostranjenija među studentima i učenicima. Pomodoro tehnika je jednostavna. Sastoji se iz pet koraka. Potreban vam je tajmer. Podesite ga na 25 minuta – za to vreme neprekidno radite, a zatim sledi odmor od 5 minuta.
Interval rada može da bude u rasponu od 20 do 30 minuta. Isprobajte koja vam dužina pomodora najviše odgovara. Ponovite ovu šemu četiri puta i zatim napravite jednu dužu pauzu od 30 minuta. Neometano ćete raditi i zasluženo odmarati, a samim tim povećati produktivnost. Možete koristiti alarm na telefonu ili skinuti neku od brojnih aplikacija za telefon ili dodataka za brauzer, kao što je Marinara Pomodoro® Assistant
Iskoristite pauze
Ne dozvolite da vas savlada umor ili sindrom izgaranja na poslu. Ponekad vam se može učini da ćete više, bolje i brže uraditi ako preskočite pauzu, međutim varate se. Isplanirajte više kraćih pauza u toku radnog dana ukoliko je moguće. Neke kompanije i poslodavci imaju propisano vreme i dužinu pauze pa ćete morati da se prilagodite.
Bilo kako bilo, kratke pauze u toku rada će vas osvežiti, razbistriti mozak i moći ćete da pređete na sledeći zadatak sa više elana. Pauze će biti idealno vreme da uradite neke vežbe uvrtanja i istezanja za kičmu koje se inače preporučuju za rad u kancelariji pa stoga možete da ih radite i na štiklama. Ukoliko vam se javi boli u vratu tokom rada, pročitajte ovde koje vežbe za vrat možete da uradite da efikasno otklonite bol.
Postavite granice
Naučite da jasno i glasno kažete ne. Imate dovoljno obaveza, i previše, ne možete sve da stignete a stiže vam još zahteva i vaša lista se produžava. Postajete sve uznemireniji i nivo stresa se povećava. Jedini način da sve poslove kvalitetno završite jeste da kažete ne na vreme. Lepo, pristojno komunicirajte i kažite da vam je potrebno više vremena za toliki obim posla.
Spremite radni prostor
Uredan radni prostor doprineće vašoj produktivnosti. Lakše i poletnije ćete raditi ako je sve čisto i uredno oko vas. Smanjite spoljna ometanja na minimum, evo i kako:
- Pospremite radni sto: Uredan radni sto na kom lako možete da nađete sve što vam je potrebno za rad pomoći će vam da održite pažnju na poslovnom zadatku, a sačuvaće vam i živce.
- Stavite slušalice za potiskivanje pozadinske buke: Ako radite u otvorenom prostoru s puno kolega oko vas, biće vam potrebne slušalice i lagana muzika da ostane u fokusu. Ovo će ujedno biti i vrlo uljudan način da im skrenete pažnju da ne želite da vas ometaju dok radite, a povećaćete produktivnost na poslu.
Nije lako promeniti navike i primeniti sve ove nove tehnike, ali ako okrenete novi list, radite i ne odustajete, nakon kratkog perioda uspećete da povećate produktivnost na poslu. Izbor tehnika je velik: blokiranje vremena, pravilo od dva minuta, pomodoro tehnika, postavljanje ličnih granica i mnoge druge. Koju vi tehniku birate za početak?
Author
Povezane vesti
Komentariši objavu
Trenutno nema komentara na ovu temu.
0